Per poter procedere all'iscrizione anagrafica dei cittadini stranieri ospiti, l'ufficiale d'anagrafe deve acquisire in primo luogo la documentazione dalla quale risulti che l'immobile è stato formalmente adibito a Centro di accoglienza nonché il nominativo del Referente responsabile della struttura. Sarà sufficiente esibire la documentazione al momento della prima richiesta di iscrizione anagrafica degli ospiti presenti nel centro e non per quelli che vi faranno successivo ingresso.
Tale documentazione consentirà di configurare il centro d'accoglienza come "convivenza anagrafica" così come previsto dall'art. 5 Regolamenti anagrafico D.P.R. 223/89, in quanto struttura che ospita persone coabitanti per motivi di assistenza.
Inoltre la normativa prevede che venga individuato un Referente a capo della convivenza (art. 6 co. 2 Regolamento anagrafico), il quale è responsabile delle dichiarazioni anagrafiche degli ospiti, sia in entrata che in uscita dal centro.